为进一步梳理会议流程，明晰从会议筹备到会议结束各环节工作内容，特制定本指引。

一．会议举办职责分工

学期工作布置会或总结会由综合科负责，科室提出的专项会议由各科室负责。

二．会前

1、会议计划：做全局性的总体会议计划，制订相关工作方案。

2、会议准备：

①确定会议时间、参会人数，草拟会议议程并报批，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项。周四下午填写会议周程表，报给综合科。如需要挂部门公告的，拟好通知报给综合科。

②印制会议资料、准备会议电脑、投影仪、笔、纸等会议用品。

③通知参会人员：告知参会人员会议名称、会议内容、会议时间及场所、交通等信息，发送需要提前审阅的会议资料。校内人员通过发送OA、微信、电话联系；校外人员需要以书面邀请函的形式联系，并确认交通及接送问题。

3、检查会议室状况：准备好会议室横幅或电子牌内容、签到台、桌上水牌等。

4、劳务酬金发放：准备好签领表、发放劳务酬金的情况说明，确认校外酬金发放需要填写的身份证及银行卡信息。

5、会议餐饮及休息：确认订餐人数、餐饮标准及地点，安排休息等。

三．会中

1、会场布置：提前在会议室摆放好欢迎横幅、或打出电子牌，安装调试设备，签到台上放签到表及笔，座位上摆放水牌、会议材料等。

2、会议接待：会议签到、发放会议材料及文具、安排座位、会议议程交给主持人。

3、会议服务：参会人员的茶饮、会议拍摄、会议记录。

4、会议协调：确认参会人员的人数、出席情况，联系未到场人员，突发事件的处理。

四．会后

1、劳务酬金发放确认：签领表签名，连同情况说明、邀请函一起交给综合科，并发送电子版。

2、检查会场：带回剩余材料、签到表等。

3、会议餐饮及交通：安排用餐、返程交通。

4、会议资料：会议后的资料收集、汇总等工作。

5、会议宣传及报道：整理会议记录、照片及总结等资料归档，撰写新闻稿，经领导审核后交给综合科，由综合科上传到部门网页。

实验室与设备管理处综合科

2018.3.28