为规范本部门采购文件档案管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广州大学档案管理办法》等相关法律法规规章，结合部门实际，制定本实施细则。
本细则适用于实验室与设备管理处负责的全校教学科研类货物、服务采购项目的文件档案收集、整理、保护、利用及其监督管理活动。
第一章 管理职责
第一条 实验室与设备管理处应采取可靠的安全防护技术和措施，保证文件档案的真实、完整、可用、安全，各相关科室管理职责如下：
（一）采购科
1.采购科科长，负责每个采购项目整体文件档案审阅工作，确保完整，可用。
2.专职管理员，负责采购文件档案的收集、整理、汇总、移交、利用等管理工作，同时负责部门内采购相关印章管理。
3.各采购项目经办人，负责本人经办采购项目相关文件档案的收集、汇总、移交等工作。
（二）综合科
指导采购文件档案的形成、积累、归档和保密管理工作。收集采购文件档案目录，协助将归档的档案移交给学校档案馆。
第二条 各采购用户部门（学院、科研机构I类）按照学校要求提供、办理采购相关文件，配合实验室与设备管理处经办人进行相关文件档案的归档工作，严防文件档案毁损、散失和泄密。
第二章 文件档案的内容
第三条 采购文件档案的内容
采购过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图表、电子文件等不同形式的历史记录，主要包括合同审批、签订、履行和纠纷处理过程中产生的全部纸质和电子文件资料。
纸质文件档案：根据项目的采购方式及履约形式收集提供，主要为论证报告、采购立项审批表、授权委托书、中标通知书、合同审批表、合同文本及附件、补充协议、合同对方主体资格、资质、信用状况、履约能力等方面的证明材料、验收材料、付款材料、项目执行过程的相关说明等。
电子文件档案：以上纸质材料原件的扫描件或电子签章文件形成整个采购项目的电子文件档案。
第三章 文件档案的日常管理
第四条采购文件档案编号为文件整理归档时编目形成的连续唯一编号，采购文件档案以合同编号为主要查询检索依据。充分利用信息化手段，建立合同文本统一分类和连续编号制度，定期对文件档案进行统计、分类和归档。
合同编号规则：“合同”字样+“承办部门代码-”+2位数年份+3位数流水号。
1.属于行政综合类（使用学校合同专用章），编号规则为：“合同”字样+党办校办编制合同号。
2.属于教学科研设备类（使用设备合同专用章），按适用的采购方式区分：
（1）采购方式为自主规范采购、校内零散采购、高校网上竞价的，编号规则为：“合同”字样+“GDSL”+2位数年份+3位数流水号。
（2）校内集中采购、政府集中采购，编号规则为：“合同”字样+“GDS”+2位数年份+3位数流水号。
（3）广东省政府采购智慧云平台电子卖场，编号规则为“合同”字样+系统自动生成合同编号。
第五条 采购经办人应按时对采购文件档案进行收集、整理和移交：
（一）采购经办人应在采购过程中及时收集和整理采购文件档案，需要采购用户部门提供的材料，应及时要求其配合提交。
（二）采购工作完成后，应及时汇总，形成1份电子文档材料，1份纸质文档材料。每年6月份，采购经办人将上一财政年度的材料交采购科科长审阅后，移交到专职管理员。
第六条 专职管理员应按时对采购文件档案进行汇总，造册和移交：
（一）应在每年6月底前，完成上一财政年度采购项目文件档案的收集汇总工作，并进行造册。
（二）应在每年7月初将上一财政年度已完成采购项目文件档案移交到学校档案馆。包括清单，电子版和纸质版材料各1份。
第七条 综合科指导完成相关档案的移交工作，并保留档案目录备查。
第八条 涉及到复杂的合同档案，采购科应单独整理造册，并收集完善处理合同纠纷涉及的协商记录、解决方案或者仲裁、诉讼、合同终止协议或合同终止说明（由用户部门提供）等材料。
第九条 本部门人员借阅档案，需在专职管理员处登记，部门外人员借阅，需经实验室与设备管理处领导同意，方可登记借阅。归还时专职管理员应确认其完整无损后放回原处。
档案原则上不允许复印，若需复印，需要在登记中注明，并承担保密责任。
第十条 借阅人员需维护档案的本来面貌，不得丢失、污损、拆换，禁止在档案原件上涂改、剪裁。在档案借阅过程中，若有违反相关规定的，专职管理员有权终止并报相关部门和领导追究其责任。
第十一条 若档案在借阅过程中丢失，借阅人需提交书面说明，并根据情节轻重，给予处罚。
因保管不善造成不利后果或者故意销毁、隐匿合同材料的，依据有关规定追究其责任。
第十二条 未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家秘密、工作秘密或商业秘密。
第十三条 专职管理员因辞职或异动，需由部门领导另行指定专人进行档案交接（包括纸质和电子档案），交接时需列出档案清单，双方签字确认后完成交接手续。
第四章 合同和印章管理
第十四条 采购合同是采购文件档案的重要内容。采购科负责合同及相关印章的管理。
应建立合同台账，包含以下内容：序号、合同号、合同名称、合同类别、签约单位、签约人、合同标的、合同金额、履行情况及违约、变更、转让、解除等事项。
应建立合同定期检查及报告制度，定期（原则上为一年一次）检查各单位的合同管理及履行状况，对合同业务主管部门和合同承办单位的管理情况进行监督评估，并向学校进行报告。
学校各相关单位及其工作人员在合同签订或履行过程中，应认真负责，积极预防、消除风险和失误，保证合同有效履行，维护学校的利益。
第十五条 采购科按规定保管和使用设备合同专用章、分管校领导章、委托代理人签名章。根据合同分类审批的实际需要，在学校授权范围内使用。
设备合同专用章和委托代理人签名章专门用于仪器设备、材料采购和设备维修维护的合同。
分管校领导章授权专用于实验室与设备管理处和财务处日常工作业务，经处级以上部门领导审批后方可使用。
第十六条设备合同专用章的使用，需先完成合同审批流程和乙方签名盖章。凡未经编号、审批及法定代表人或由其授权的代理人签署的合同文本一律不得加盖合同印章。
合同中没有签名和签约时间的，不得盖章。严禁在空白合同书上加盖印章。
第十七条 在以订立、变更、解除的形式签订补充合同时，必须按规定用章，并确保补充合同与主合同用章一致。
第五章 附则
第十八条 本办法中的条款在执行过程中若与上级相关文件中条款抵触，则该条款按上级相关文件条款执行。
第十九条 本办法自发文之日起试行，由实验室与设备管理处负责解释。
